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09/04/2020

Télétravail : 25 tips de notre équipe RH

Bilan après 3 semaines de confinement.

Megane Weislinger

Responsable RH @ Batch

Nous avions beau avoir une bonne culture du télétravail chez Batch, entretenir la motivation de toutes nos équipes en full-remote, confinées chez elles, constitue un tout autre enjeu.

Pour y faire face, notre équipe RH (Mégane, surtout 😂) a rassemblé les tips distillés ici et là aux équipes depuis le début du confinement, et validé avec chacun des membres de notre équipe sa pertinence, après 3 semaines de tunnel.

Les voici rassemblés dans un Top 25. Preuves à l'appui !

1 — 🚶‍♂️Garder l'impression d'aller et de sortir du bureau

Nous sommes nombreux à avoir recours aux transports en commun chaque matin pour aller au bureau, et le soir pour rentrer chez nous. De manière inconsciente, et parce qu'il s'agit d'une habitude, ce temps de transport permet de faire une certaine activité. Certains d'entre nous écoutent de la musique ou lisent le journal, il est conseillé d'entretenir ces rituels. Prendre le temps, avant de se mettre devant son écran, de garder ses habitudes ou d'en essayer de nouvelles.

D'autres, les plus sportifs, n'utilisent pas les transports mais le vélo ou la marche. Dans ce cas, faites comme Mickael, CS Manager, commandez votre vélo d'appartement et faites comme si vous arriviez au bureau 🔥

2 — 👩‍💻 Aménager un espace dédié

Une fois "arrivé au bureau", il est important de se sentir à l'aise dans son espace de travail. La création d'un espace pro chez soi est la clef d'un remote work productif 💯

Qu'est ce que ça veut dire ?

  • Aménager un bureau, de préférence dans un lieu où vous serez seul
  • Avoir assez d'espace pour y installer son ordinateur, son deuxième écran, son clavier et sa souris, ainsi que tous les documents nécessaires au besoin
  • Garder une séparation entre sa vie privée et sa vie professionnelle

3 — 🛠 Opter pour un standing desk

Travailler debout, ou au moins alterner le travail assis et debout, présente de nombreux bienfaits sur votre santé et votre concentration.

La position assise de longue durée peut provoquer, entre autres, des douleurs au cou, au dos, et aux épaules, ainsi que l'affaiblissement des muscles. Créer son standing desk permet de bouger, de s'étirer (même sans s'en rendre compte), et donc de ne pas rester assis sur des durées trop longues au cours de la journée.

Par ailleurs, être debout permet d'éviter un effet d'endormissement et d'être plus opérationnel à tout moment de la journée. 💪

Pensez-y, et faites comme notre CEO, bricolez-vous un standing desk ! 👇👇

4 — ❌ Instaurer des limites

En période de confinement, le télétravail devient LE seul moyen pour garder son activité et continuer à être productif. Vous vous retrouvez alors dans une situation exceptionnelle pour laquelle il est essentiel de poser quelques règles :

  • Si vous êtes confiné en famille ou avec des amis : fixez des limites aux échanges durant la journée. Vous ne pouvez pas être concentré si vous discutez toutes les 30 minutes avec votre ami, votre femme,votre fils...(ou le mur). Il en est de même si cette même personne est au téléphone et que vous entendez sa conversation. Privilegiez donc une pièce où vous serez seul pour les heures de travail et gardez votre famille et vos amis pour les heures de repos.
  • Si vous avez des enfants : Soyez sûr de pouvoir télé-travailler et trouvez une solution pour être au calme et concentré. Organisez-vous pour alterner la garde des enfants ou occupez les sur des activités.
  • Pensez à vous déconnecter ! 💤Au bureau vous pouvez voir les autres employés quitter l'entreprise. Chez vous, en télétravail, il est parfois compliqué de dire stop et de quitter son écran. Pour cela, n'hésitez pas à vous fixer des heures de travail, à organiser des meetings le soir sur la dernière demi-heure de travail en se disant "après ça je quitte" ou de programmer un e-apéro avec vos amis à un horaire précis. 🥜

5 — 🦋 Mettre en place une routine efficace

Il est conseillé de garder son rythme et rituel du matin, par exemple : “réveil - douche - petit déj”, avant de débuter le télétravail. Restez donc sur vos habitudes et commencer votre journée as usual !

Il en est de même pendant la journée : - Prendre ses repas et ses pauses comme si vous étiez au bureau. - Ne pas hésiter à programmer des e-cafés avec ses collègues ! 💯

6 — 💻 Utiliser le matériel nécessaire

Pour se sentir comme au bureau, il est essentiel d'avoir le bon matériel et d'être confortablement installé dans son espace de travail.

Votre matériel du bureau peut être utilisé chez vous. S’il vous manque du matériel informatique n'hésitez pas à contacter l'équipe RH ou votre manager.

7 — 📞 Se servir des outils à dispo

Le travail à distance peut être synonyme d'une perte de lien et d'infos. Chez Batch, nous travaillons déjà au quotidien avec de nombreux outils, à utiliser, encore plus, durant cette période.

Slack, Zoom, Hangouts, Lucca, Notion, etc. permettent de garder de la proximité, d'échanger des infos et de suivre l'avancée des différents projets.

Enfin, si vos collègues vous manquent appelez-les ou créez votre propre fond Zoom 👇

8 — 📆 Maintenir les meetings hebdo

Chez Batch nous maintenons 100% nos petits déj du lundi, nos meetings hebdo par team (animaux acceptés 🐰), les one-to-one, les sessions d'onboarding, et les réunions en général 💪

Garder en tête les best practices sur l'utilisation des outils :

  • Mettre à jour son statut via Slack,
  • Être à l'heure aux meetings en visio,
  • Utiliser de préférence la caméra et le micro quand il est nécessaire !

Enfin, parce qu'on ne fait pas les choses à moitié, nous utilisons Discord, où nous avons même pu réaménager nos différents espaces de bureau avec nos salles de réunion, notre coin café et notre openspace !

Finalement... rien n'a changé 🚀

9 — 📣 Donner des nouvelles

Chacun chez soi, l'équipe RH, les managers et vos collègues ne vous voient pas physiquement. Il est donc important de communiquer sur son état de santé, son organisation, ses problèmes rencontrés au quotidien, ses projets en cours, etc.

Il est primordial de ne pas s'isoler !

10 — 📝 Organiser votre to-do list

Le télétravail peut engendrer des soucis d'organisation dans sa charge de travail. Maintenez votre rythme et demandez de l'aide si besoin.

Organisez une To-do list pour chaque semaine si nécessaire et prenez le temps d'avancer sur des sujets de fond si le temps vous le permet.

11 — 🙋‍♂️Managers, soyez présents !

Votre rôle est indispensable ! Votre équipe a confiance en vous !

  • Prenez régulièrement de leurs nouvelles
  • Assurez-vous de leur bien-être et adaptation au télétravail
  • Maintenez des points N+1 hebdo
  • Organisez des points par team toutes les semaines
  • Faites des points réguliers sur les updates de la semaine et sujets en cours !

12 — 👗 Rester présentable

Ce n'est pas parce que l'on ne sort pas qu'il ne faut pas s'habiller (ni se doucher 😬). Pas besoin d'être exactement comme au bureau mais sortez au moins de votre pyjama, entretenez votre rituel du matin, et enfilez des vêtements ... Pour votre bien et ceux qui vous verront en visio 😆 et si vous avez un doute sur votre tenue, n'hésitez plus 🔥restez corpo en toutes circonstances

13 — 👨‍⚕️Respecter les règles

Le confinement est valable pour tous, chez Batch nous demandons aux membres de l'équipe de strictement le respecter.

- Appeler le 15 en cas de symptômes ou consultez en visio votre généraliste,

... et prenez soin de vous ❤️

  • Penser à prendre l'air par la fenêtre, sur sa terrasse ou dans son jardin,
  • Manger sainement et bouger régulièrement,
  • Pratiquer la ronron thérapie pour déstresser et vous apaiser 💆‍♀️

14 — 🍾 Continuer à fêter les succès

Nous avons tous besoin de moments agréables, alors partageons-les !

Que ce soit des succès concernant la boîte ou un membre de l'équipe, pensez à utiliser les outils à dispo pour annoncer les bonnes nouvelles comme par exemple un nouveau deal signé, une intégration terminée, une nouvelle fonctionnalité, un article sur votre boîte dans Les Echos, votre interview pour France info 👇

15 — 🤸‍♂️ Faire attention à sa position

La position assise de longue durée peut avoir plusieurs effets négatifs sur la santé. Prenez soin de vous et servez vous des bonnes pratiques sur votre position devant un écran.

L’objectif n’est pas de finir chez le kiné à la fin du confinement ! 😬 Il est important de penser à s'étirer régulièrement.

Quelques règles de base (dans la mesure du possible bien sûr !) :

16 — 💃 Bouger ! (mais pas devant le clavier)

Vous avez réussi à sortir de votre lit à 9h53, et BRAVO... il est 9h58, vous êtes devant l'ordinateur prêt pour la première réunion de la journée (avec 2 minutes d'avance). 👏👏

Au total, vous avez marché cinq, six, sept mètres ? et ceci représente peut être 50% de vos déplacements dans la journée.

Être confiné ne signifie pas rester assis toute la journée. Pensez aux pauses, levez-vous, marchez ! 🙆‍♂️

17 — 💤 Déconnecter

  • De Batch :

Durant la journée, ne pas hésitez à garder ses pauses habituels : Allez boire un café, promener son chien (tout en restant corpo 😎), etc.

Le soir, quitter son ordinateur et tout activité professionnelle à l'heure habituelle. Enfin mettre à jour ses paramètres de réception des notifications 🤓

  • Des réseaux :

Ne passez pas tout votre temps libre sur les réseaux sociaux ...mais restez informés !

18 — 💬 Maintenir un lien social

  • *Au niveau pro *: Prévoir des échanges avec ses collègues via Slack, partager les numéros de téléphone, participer aux "team talk" une fois par semaine, ou se connecter sur Discord !
  • Avec vos proches : Prendre de leurs nouvelles et programmer des e-cafés ou e-repas de famille 👨‍👨‍👧‍👦

19 — 🖍 Occuper ses enfants (ou son chat...)

Être concentré et pouvoir travailler dans le calme avec les enfants ? C'est (parfois) possible ! Trouvez leurs des activités en intérieur ou à l'extérieur.

De nombreux sites et applications proposent de tester leurs services gratuitement durant cette période. C'est l'occasion de les essayer ! Cours de gym, coloriage, lecture, podcast, il y en a pour tous les goûts !

Big news : Il est aussi possible de trouver des occupations pour son chat... 🐈

20 — 🍔 Penser à s'alimenter

...mais pas trop non plus. Ne pas oublier pas le summer body 😎dont nous aurons tous besoin à la sortie du confinement ! L'excuse "j'ai oublié mon tupp" le midi ne fonctionne plus, les collègues ne sont plus là pour vous tenter de manger à l'extérieur, alors profitez-en ! Cuisinez-vous des bons petits plats. 🥑

Et pensez donc à faire vos courses, toujours avec l'attestation 🤓et uniquement pour les aliments de premières nécessités (attention le coca, les bonbons, et tous les aliments “non essentiels” ne sont pas autorisés avec l’attestation de sortie 😆)

21 — 🏋️‍♀️ Garder des activités

Manger c'est bien, mais en bougeant en parallèle c'est mieux !

Chez Batch nous participons tous les mercredis matins aux cours de sport du Coach Rob(et Sales Manager chez Batch à ses heures perdues) !

22 — 🎉 Have fun !

Penser à partager ses meilleures trouvailles ⇒ Tweets, vidéos, sites internet, etc. "Pause Déj" contient déjà pas mal d'éléments et n'attend que vous et vos futurs gifs, images et infos fun à partager !

Ne pas hésiter pas à se créer une playlist Spotify spéciale confinement, et surtout à la partager ! Psst... il y a du positif là dedans → Plus aucun conflit entre collègues sur le choix de la musique quand vous êtes chez vous.

23 — 💇‍♂️ SVP ne vous coupez pas les cheveux seuls !

24 — 💡 Utiliser des sites (plus ou moins) utiles

Vous n'avez peut être pas l'habitude d'être 24/7 à la maison. Sachez qu'internet reste la meilleurs source pour trouver la réponse à vos questions les plus essentielles...

Enfin informez-vous sur la situation ! : Info Coronavirus COVID-19

25 — 🦄 Rester actif sur son temps perso

⇒ En profiter pour prendre des nouvelles de son entourage

⇒ Tester de nouvelles recettes

⇒ Prener le temps de lire

⇒ Jouer à des jeux de société

⇒ Bricoler

⇒ Se mettre au tricot

⇒ Faire un vrai ménage de printemps

⇒ Solliciter ses enfants pour un cours de story instagram

...

Consultez ici notre top 100+ des applications utiles pendant le confinement

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