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19/05/2020

L’onboarding full remote @ Batch - Les conseils de notre Ă©quipe RH đŸ›«

Deux mois de tests, de mise Ă  l'Ă©preuve, de suivi et d'observations... verdict : chez Batch l'onboarding est 100% replicable Ă  distance 👌

Megane Weislinger

Responsable RH @ Batch

L’onboarding chez Batch đŸ›«

L’onboarding chez Batch a dĂ©jĂ  eu l’occasion d’ĂȘtre challengĂ© Ă  plusieurs reprises grĂące aux derniers Batchers qui nous ont rejoint.

đŸ”„Mais l’onboarding en full-remote c’est une premiĂšre et ça fonctionne đŸ”„

On vous raconte tout !

Laissez nous vous donner l'objectif premier sur l’onboarding : former et encadrer au mieux le nouveau collaborateur ! Vous aussi non ? 😬

Nous avons donc mis en place une procédure adaptable, complÚte et transparente, comprenant :

đŸ€“ Une trame de dĂ©part

Batch a crĂ©Ă© une trame complĂšte contenant chaque point Ă  aborder avant, pendant, et aprĂšs l’arrivĂ©e du nouveau collaborateur.

C’est notre to do de prĂ©-boarding et elle nous permet de ne rien oublier ! 💯

À partir de la signature de sa promesse d’embauche, le nouveau Batcher est contactĂ© pour dĂ©buter l’onboarding. L’équipe RH et le manager sont 100% dispos pour l’accompagner et le suivre dans l’ensemble du parcours d’intĂ©gration. Le Batcher commencera alors Ă  recevoir de la documentation propre Ă  son futur job, l’ensemble des communications internes, ainsi que tout autre Ă©lĂ©ment utile Ă  la prĂ©paration de son onboarding mĂȘme avant d’avoir physiquement intĂ©grĂ© Batch.

🔎 Une arrivĂ©e organisĂ©e

DĂšs la signature de la promesse d’embauche, la prĂ©paration commence !

L’équipe RH organise, avec les diffĂ©rents team members (et surtout le manager), les points clĂ©s de l’onboarding. Les diffĂ©rents rendez-vous qui seront programmĂ©s dans l’agenda du Batcher avant son arrivĂ©e font l’objet d’un travail d’équipe rĂ©alisĂ© entre le manager et l’équipe RH 💃. Chaque journĂ©e des deux premiĂšres semaines de l’onboarding est rĂ©flĂ©chie et coordonnĂ©e.

Jusque lĂ , tout est faisable Ă  distance !

À son arrivĂ©e, le nouvel employĂ© est connu et attendu par l’ensemble de la team avec un petit dĂ©j’. L’occasion d’en apprendre davantage sur chacun et de manger !😋

L’e-petit dĂ©j’ via Zoom, ça fonctionne aussi ! Pensez juste Ă  ramener votre cafĂ© et vos croissants 😬

Dans l'open space, un bureau est prĂȘt et Ă©quipĂ© d’un ordinateur portable, neuf encore emballĂ©, d’un second Ă©cran, d’une souris, d’un clavier et de quelques fournitures essentielles. Évidemment tout est adaptable. Et s’il manque du matĂ©riel, ou qu’il y en a trop, l’équipe RH est toujours dispo ! 😇

Non, nous n’avons pas fait parvenir la totalitĂ© du bureau du nouveau Batcher... mais pas loin ! Le matĂ©riel est prĂȘt et la livraison programmĂ©e. Le nouveau Batcher recevra l’ensemble des outils dont il a besoin directement chez lui.

Enfin, notre nouveau Batcher découvre dÚs le premier jour sa nouvelle garde-robe.

Chez Batch, personne n’est accueilli sans la tenue complùte : les tee-shirts, le hoodie, le teddy, le tote-bag, sans oublier les chaussettes ! 💯

📣 Un process clair et transparent

Le Batcher est informĂ© du processus d’onboarding et des diffĂ©rents meetings, des formations, et des rendez-vous planifiĂ©s dans son agenda sur ses deux premiĂšres semaines.

*Les deux premiĂšres semaines sont gĂ©nĂ©ralement chargĂ©es 🙈 * Le manager et l’équipe RH restent vigilants au bon dĂ©roulĂ© des diffĂ©rents Ă©vĂšnements programmĂ©s, et accompagnent le nouveau Batcher. Il connaĂźt en avance son agenda qui s’articule gĂ©nĂ©ralement autour :

  • D’un welcome breakfast ou e-breakfast, accompagnĂ© d’une prĂ©sentation auprĂšs de l’ensemble de l’équipe đŸ„
  • De diverses sessions de formations sur des outils gĂ©nĂ©raux mais Ă©galement spĂ©cifiques au poste 🛠
  • De la participation Ă  des meetings clients et/ou partenaires đŸ€
  • D’un aller-retour vers Lyon ou Paris pour rencontrer la seconde partie de l’équipe 🚄
  • D’une comprĂ©hension et d’une dĂ©mo du dashboard Batch pour garantir le maintien de la culture produit, 🚀
  • D’une photo professionnelle rĂ©alisĂ©e chez un photographe 📾
  • De dĂ©jeuners individuels avec chacun des quatre membres du CODIR đŸœ
  • D’un aperçu des meilleurs plans pour dĂ©jeuner avec des membres de la team !

Enfin, durant ces deux semaines, le manager et le nouveau Batcher se rencontrent tous les jours en fin de journée pour faire le point !

Le calendrier d’onboarding chez Batch est crĂ©Ă© pour rĂ©pondre Ă  3 objectifs :

  • Échanger avec l’ensemble des Batchers et ĂȘtre intĂ©grĂ© au maximum dans l’équipe,
  • Être rapidement autonome, efficace et Ă  l’aise sur son poste,
  • En apprendre davantage sur Batch et comprendre le produit.

Bref, tout est duplicable Ă  distance ! (Bon c’est vrai
 la sĂ©ance photo est reportĂ©e 😬)

đŸ‹ïžâ€â™€ïž Un suivi rĂ©gulier

Suite aux deux semaines intenses planifiĂ©es en amont, l’onboarding n’est pas terminĂ© !

Le point quotidien avec le manager prend la forme d’un point tous les 2 jours pendant la troisiĂšme semaine, puis hebdomadaire par la suite. Ce dernier point ne fait pas uniquement parti de notre processus d’onboarding, il est mis en place pour tous et tout au long de la vie du salariĂ© chez Batch. Il constitue l’un des outils du manager.

Ensuite, le manager et le nouveau Batcher se retrouvent Ă©galement une fois par mois, jusqu’à la fin de la pĂ©riode d’essai, afin de faire un point plus gĂ©nĂ©ral sur des sujets tels que : l’intĂ©gration du collaborateur dans l’équipe, le suivi de son apprentissage et son autonomie sur le poste, la validation de sa motivation face aux missions proposĂ©es, la cohĂ©rence entre le poste “vendu” au recrutement et la rĂ©alitĂ©, ou encore la charge de travail.

Ce meeting, d’environ 45 minutes, permet au manager et au nouvel arrivant de donner du feedbacks sur le temps passĂ© ensemble jusqu’à prĂ©sent.

đŸ™‹â€â™€ïž Une prise de feedback

Chaque nouveau Batcher prĂ©sente un rapport d’étonnement 30 jours aprĂšs son arrivĂ©e. En gĂ©nĂ©ral les points abordĂ©s sont en lien avec le recrutement, l’onboarding, la relation avec le manager et la team, ainsi que l’apprentissage, mais aucune rĂšgle prĂ©cise n’est dĂ©finie dans la rĂ©alisation de ce rapport... heureusement.

L’unique consigne est de partager, via le rapport d’étonnement, les Ă©lĂ©ments qui ont pu surprendre le nouveau collaborateur d’une maniĂšre positive ou nĂ©gative, aux membres du CODIR.

L’objectif est de rĂ©colter un maximum d’information afin de connaĂźtre la satisfaction du nouvel arrivant, mais aussi de pouvoir amĂ©liorer notre processus d’onboarding et nos autres pratiques.

🚀 Une amĂ©lioration continue

Chaque idĂ©es, commentaires, axes d’amĂ©liorations, qu’ils soient Ă©noncĂ©s lors du rapport d’étonnement ou par tout autre moyen, sont pris en compte dans l’amĂ©lioration continue du processus d’intĂ©gration chez Batch.

L’amĂ©lioration vient de l’ensemble de nos employĂ©s qui participent Ă  l’onboarding en tant que nouvel arrivant ou formateur đŸ”„

Enfin, une restitution est rĂ©alisĂ©e auprĂšs de l’ensemble des employĂ©s pour les informer des axes d’amĂ©lioration qui ont Ă©tĂ© Ă©voquĂ©s durant la pĂ©riode, et des amĂ©liorations qui ont Ă©tĂ© apportĂ©es au processus.

💡 Donc
 un onboarding duplicable en full-remote

La possibilitĂ© de tĂ©lĂ©travailler existait dĂ©jĂ  chez Batch, mais nous n’avions encore jamais rĂ©alisĂ© un onboarding en full-remote !

La pĂ©riode de confinement a obligĂ© l’ensemble des collaborateurs, dont les nouveaux en onboarding, Ă  passer en tĂ©lĂ©travail.

Aprùs ce premier test, nous sommes maintenant certains qu’il est bien duplicable à distance.

L’ensemble des meetings prĂ©vus dans les deux premiĂšres semaines intenses d’intĂ©gration peuvent ĂȘtre rĂ©alisĂ©s en visio grĂące aux outils dĂ©jĂ  mis en place chez Batch.

Olivier nous a rejoint il y a un peu plus d’un mois, en pleine pĂ©riode de confinement. Son onboarding a Ă©tĂ© totalement rĂ©alisĂ© Ă  distance via des calls, des Hangouts, ou encore des moments d’échanges formels ou informels via Discord, et c’est une rĂ©ussite !

Il a pu suivre l’ensemble du planning qui Ă©tĂ© prĂ©vu dans le processus “normal” d’intĂ©gration, et Ă©changer quotidiennement avec le reste de l’équipe qu’il rencontrera (on l’espĂšre) trĂšs vite 💃

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